Unternehmensberichterstattung

Effiziente Unternehmensberichterstattung

Ein Praxisbeitrag über die Umsetzung der IASB Disclosure Initiative und von integriertem Reporting in der Unternehmensberichterstattung.

Zusätzliche Anhang-Angaben, weitere Datenanlieferungen, eine Vielzahl an internen sowie externen Berichten mit harten Deadlines. Viele Unternehmen stehen vor der laufenden Herausforderung, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Doch wie lässt sich dieses immer größer werdende Thema lösen?

Entsprechende Initiativen wurden bereits ergriffen. Die Disclosure Initiative des IASB, die daraus resultierenden Ergänzungen des IAS 1 und IAS 8, aber auch das neue ESEF-Format verfolgen dieses Ziel: nämlich, das externe Reporting effizienter, einfacher und transparenter zu gestalten. Hier sind einige Praxistipps, die die Initiativen entsprechend würdigen und Ihnen dabei helfen, eine effiziente Berichterstattung im Unternehmen aufzubauen.

Entrümpeln des Geschäftsberichts

Der Geschäftsbericht ist das zentrale Dokument für die externe Unternehmensberichterstattung und auch ein Aushängeschild des Unternehmens. Deshalb ist es wichtig diesen so kurz, prägnant und transparent wie möglich darzustellen.

  1. Inhalte nach Wesentlichkeitsgesichtspunkten sortieren

Die Frage lautet: „Sind die Inhalte für meine Investoren relevant?“ Daraus lässt sich eine Grundstruktur ableiten. Geschäftsberichte beginnen mit den wesentlichsten Inhalten.

  1. Kapitel zusammenfassen

Die klassische Darstellungsform, Anhangangaben nach dem GuV- und Bilanzschema darzustellen, entspricht nicht den Anforderungen an ein effizientes Berichtswesen. Durch das Erstellen von Kapiteln nach Themen (z. B. Kapitel Steuern, Finanzinstrumente oder Rückstellungen), unabhängig davon, ob die Angabe die Bilanz oder die GuV betrifft, können Sie etwa Redundanzen im Bericht reduzieren bis weitgehend eliminieren.

  1. Berichtsübergreifende Verweise verwenden

Nicht alle berichtsübergreifenden Verweise sind verboten. Um Redundanzen und Unplausibilitäten weiter zu reduzieren, ist es empfehlenswert, das Maximum an gesetzlich erlaubten Verweisen einzusetzen. Als Beispiel kann die AFRAC-Stellungnahme 9 zur Lageberichterstattung herangezogen werden. Demnach kann die geforderte Angabe zu den Geschäftssegmenten im Konzernlagebericht durch einen Verweis auf den IFRS-Abschluss ersetzt werden. Somit ist es möglich, an einer zentralen Stelle über die Geschäftssegmente zu berichten. Diese Art der Umstellung ändert den gesamten Geschäftsbericht gravierend. Aus der Erfahrung gesprochen, ist eine intensive und regelmäßige Abstimmung mit sämtlichen Abteilungen für das erfolgreiche Umstellen notwendig.

  1. Tabellen anstelle von Prosa

Verbale Erläuterungen haben den Nachteil, dass sie von Personen geschrieben oder für jede Berichtsperiode aktualisiert werden müssen. Insbesondere wenn sich Namen ändern, sich das Vorzeichen von einer auf die andere Periode verändert, oder Attribute verwendet werden, die im aktuellen Jahr nicht mehr gültig sind. Betrachtet man die getätigten Zusatzangaben näher, kann man des Öfteren erkennen, dass viele Angaben verbal in ein bis zwei Sätzen erläutert werden. Ein praktikablerer Weg wäre, so viele Angaben wie möglich in Tabellen zu integrieren. Dabei müssen nicht zwingend neue Tabellen erschaffen werden. Es genügt oft, eine vorhandene Tabelle zu erweitern. Dadurch lassen sich manuelle Prozesse leicht automatisieren, da die Tabellen von Systemen automatisiert erstellt werden können.

  1. Qualitativer Wesentlichkeitscheck

Bevor ein Geschäftsbericht veröffentlicht wird, empfiehlt es sich, einen Wesentlichkeitscheck durchzuführen. Insbesondere ist auch auf die Aggregationsebene von Tabellen zu achten. Gibt es Bilanz-, GuV-, oder auch Notes-Tabellen, die zu stark zusammengefasst wurden, ist es empfehlenswert, die Zeile in mehrere Posten aufzutrennen. Sind Zeilen vorhanden, die sehr geringe Werte oder gar Rundungsdifferenzen ausweisen, werden diese mit anderen Posten zusammengefasst, um den Blick auf das Wesentliche nicht zu trüben.

Auch wenn eine Zusatzangabe gesetzlich gefordert ist, stellen Sie sich die Frage, ob diese Angabe aus Sicht des berichtenden Unternehmens tatsächlich wesentlich ist. Nur wenn eine bestimmte Angabe erforderlich und die Aussagekraft wesentlich ist, muss diese veröffentlicht werden. Ist der Geschäftsbericht nach Wesentlichkeitsgesichtspunkten sortiert, sind Angaben zu den einzelnen Themen wesentlicher, je weiter das Kapitel nach vorne gereiht wurde. Unternehmen dürfen an dieser Stelle mutiger sein!

Verschränken von internem & externem Reporting

Aus der Sicht eines Unternehmens wird eine Vielzahl an Berichten generiert. Bei den angeforderten Informationen handelt es sich meist um die gleichen Informationen, die ohnehin bereits im Rahmen des Geschäftsberichts veröffentlicht wurden. Der Unterschied zwischen den einzelnen Reports liegt meist bei der Aggregationsebene der zu liefernden Zahlen sowie beim Layout des Berichts. Es wäre effizienter, die verschiedenen Berichte und Reportingstrukturen miteinander zu verschränken. Auch sich widersprechende Reports werden dadurch verhindert. Ein durchaus ambitioniertes Ziel in diesem Bereich kann sein: „Sobald ein neuer Geschäftsbericht im Disclosure Management System finalisiert wurde, sind automatisch sämtliche zusätzliche Berichte und Reports finalisiert“.

  1. Datenanforderungen zentral sammeln und Datenbeschaffung zentralisieren

Eine geeignete Stelle ist die Konsolidierung. Über Reporting Packages lassen sich Datenanforderungen auf Konzernebene zentralisieren. Dieses Berichtspaket dient dabei als zentrale Datenbeschaffung. Jedes Tochterunternehmen liefert dabei an das Mutterunternehmen. Dabei sollte das Reporting Package nicht auf einen Bericht speziell zugeschnitten sein, sondern möglichst alle Datenanforderungen abdecken, um sämtliche internen & externen Berichte generieren zu können. Eine noch effizientere Variante ist es, anstelle von Berichtspaketen, Tochterunternehmen an die Systeme der Muttergesellschaft direkt anzubinden. Dabei definiert die Muttergesellschaft eine für alle Unternehmen des Konzerns gültige Datenbank.

  1. Disclosure Managementtool ausreizen

Um ein effizientes Reporting zu gewährleisten, ist ein Disclosure Management Tool unumgänglich. So werden innerhalb des Tools die Berichtselemente erstellt, ein Prozess mit Verantwortlichen und Deadlines pro Berichtsperiode erstellt, uvm. Unternehmen, die ein entsprechendes Tool nutzen, um Geschäftsberichte zu generieren, sind in der Lage, andere Berichte zu integrieren. Textpassagen können somit beim Erstellen einmal geschrieben und in mehreren Berichten gleichzeitig verwendet werden. Wenn Tabellen granular genug definiert wurden, lässt sich

  • für einen Geschäftsbericht die Tabelle anzeigen,
  • für einen internen Bericht die gleiche Tabelle in detaillierterer Form darstellen,
  • für einen Aufsichtsratsbericht die gleiche Tabelle mit den 2-3 größten Effekten zeigen,
  • für einen Vorstandsbericht eine Budgetspalte in gleicher Struktur einblenden

und zwar automatisch und ohne zusätzlichen personellen Aufwand.

  1. European Single Electronic Format (ESEF)

Ziel ist es, einen Geschäftsbericht sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar zu veröffentlichen. Nachdem die Geschäftsberichte an keine Form gebunden sind, versucht die ESEF-Taxonomie, veröffentlicht durch die ESMA (European Securities and Markets Authority), zu standardisieren. Der nächste Schritt dabei ist, die durch das Tagging bereits zugeordneten Teile des Geschäftsberichts auch für sämtliche Berichte zu verwenden. Ein weiterer Vorteil kann sich ergeben, wenn Daten anderer Unternehmen eingespielt werden, sodass ein Benchmarking innerhalb der Branche deutlich erleichtert wird.

Der Prozess der Unternehmensberichterstattung lässt sich durchaus effizienter darstellen und bietet darüber hinaus deutliches Potenzial für Qualitätssteigerungen. Auch wenn im ersten Schritt ein Zusatzaufwand entsteht, ist es notwendig, sich darüber Gedanken zu machen, um zukunftsfit zu bleiben.

Andreas Neulinger

Andreas Neulinger, MA

HYPO NOE Landesbank für Niederösterreich und Wien AG