Künstliche Intelligenz im Controlling

Ist Ihr Unternehmen reif für Künstliche Intelligenz im Controlling?

Welchen grundsätzlichen Reifegrad und welche inhaltliche Ausrichtung weisen Ihr Controlling auf?

Künstliche Intelligenz im Controlling benötigt zunächst die objektive und nüchterne Sicht auf den grundsätzlichen Reifegrad des Controllings und dessen vorherrschende inhaltliche Ausrichtung. Nicht jedes Controlling eignet sich gleichermaßen für die Einführung von Künstlicher Intelligenz. KI im Controlling erfordert bestimmte Voraussetzungen. Erst dann ist es sinnvoll nutzbar. Der grundsätzliche Reifegrad des Controllings bestimmt die Bandbreite der KI-Einsatzfelder und Einsatzmöglichkeiten.

Beschäftigt sich das Controlling vorrangig mit dem Sammeln von Daten, so kann es KI dazu nutzen, repetitive Tätigkeiten zu reduzieren. Es steigert so die eigene Effizienz und optimiert den eigenen Ressourceneinsatz. Dominiert im Controlling das unternehmerisch ausgerichtete Entscheiden, so dient das Instrument KI dazu, um Qualität und Aussagekraft der Entscheidungsunterstützung zu stärken. Zwischen beiden Extremen gibt es eine große Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten, bei denen KI hilfreich ist.

Sind die KI-Ziele des Controllings eindeutig und klar festgelegt?

Ein effektiver und effizienter Einsatz von KI im Controlling erfordert klare Ziele. Diese können unterschiedlicher Natur sein und ein heterogenes Feld abdecken. Ein mögliches Ziel besteht darin, Controllingprozesse zu beschleunigen oder die Fehlerwahrscheinlichkeit bisher manueller Datenerhebungen und Datenanalysen zu reduzieren. Ein anderes Ziel kann es sein, die benötigten Controllingkapazitäten und damit die Kosten der Controllingabteilung zu reduzieren oder diese effizienter einzusetzen. Auch im Verbessern der Analytik und damit der Aussagefähigkeit des Controllings besteht ein mögliches Ziel.

Diese klaren Zielsetzungen gehören an den Beginn jeglicher KI-Überlegung für das Controlling. Erst mit den formulierten Zielen beantwortet sich die Frage eindeutig: „Was will ich mit KI im Controlling erreichen?“ Keine Controllingorganisation sollte also einfach „mit KI loslegen“, weil es ein aktuelles Thema ist. Je klarer die Zielsetzung, desto besser das Ergebnis.

Künstliche Intelligenz im Controlling

Sind die Controllingprozesse ausreichend definiert und auf KI optimiert?

Sind die Ziele definiert, so stellt sich die Frage, wo und in welchem Umfang die Einführung erfolgt. Hierfür bestehen für ein KI-Projekt zwei grundsätzliche und sehr gegensätzliche Optionen: Der „große Wurf“ in seiner Gesamtheit oder die schrittweise Einführung von KI in definierten Teilschritten. Eine schrittweise Einführung hat den Vorteil, frühzeitig Nutzen entstehen zu lassen. Das Management und das Controlling müssen bei diesem Vorgehen nicht auf das Ende eines umfassenden Gesamtprojekts warten.

Als Ansatzpunkt einer schrittweisen Einführung dienen die Teilprozesse im Controlling. Sie besitzen unterscheidliche KI-Affinität und erschließen damit mehr oder minder große Potenziale im Sinne der Ziele. Ein erster Schritt der Einführung ist das Zerlegen des komplexen Gesamtprozesses in seine relevanten Teilprozesse. Diese Teilprozesse gilt es im Folgeschritt dahingehend zu bewerten, ob und in welchem Umfang sie sich besonders für KI eignen. Diesem Schritt folgt eine Priorisierung, die aufzeigt, in welcher Reihenfolge die Teilprozesse in KI abzubilden sind.

Einhergehend mit allen Schritten sind die Controllingprozesse vor der KI-Einführung zu optimieren. So wird verhindert, dass sich die Ineffizienzen historisch gewachsener Controllingprozesse später in den KI-basierten Prozessen wiederfinden. Erst wenn diese Prozessoptimierung stattgefunden hat, zeigt sich das Controlling ausreichend für die KI-Einführung gerüstet.

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Verspricht KI ausreichenden und nachvollziehbaren Nutzen für die relevanten Stakeholder des Controllings?

Die Akzeptanz von KI hängt vom gestifteten und kommunizierten Nutzen ab. Die Sichtweisen des Stakeholders Controlling als „Informationsproduzent“ und des Stakeholders Management als „Informationsnutzer“ unterscheiden sich dabei durchaus. In manchen Punkten konkurrieren ihre Interessen sogar. Generiert das Management mittels KI beispielsweise relevante Analysen und Erkenntnisse selbst („Self Reporting“), fallen bisherige Aufgaben des Controllings weg. Dieser „Bedeutungsverlust“ infolge der Informationsemanzipation des Managements stößt im Controlling vielleicht nur auf begrenzte Begeisterung. Schmälert er doch die Position des Controllings im Organisationsgefüge eines Unternehmens. Hier muss klar sein, dass das Controlling von KI trotz oder gerade wegen der Veränderung der Aufgaben Nutzen zieht. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sich Aufgabeninhalte des Controllings auf anspruchsvollere Schwerpunkte fokussieren können, anstatt auf das repetitive Sammeln und zeitintensive Verifizieren von Basisdaten. Gemeinsam sollten beide Stakeholder das Ziel haben, mittels KI einen unternehmerisch deutlich höheren Nutzen als ohne KI zu stiften. Je klarer und messbarer dieser Nutzen beim jeweiligen Stakeholder ausfällt, desto höher ist die Akzeptanz und desto schneller wird sich KI im Controlling des Unternehmens durchsetzen.
Künstliche Intelligenz im Controlling

Sind Ihre Organisation und Ihre Controller auf KI vorbereitet?

Für eine KI-Einführung ist es nicht damit getan, Softwaretools für das Controlling zu beschaffen und zu implementieren. Die (Controlling)Organisation muss sich vielmehr systematisch und frühzeitig auf KI vorbereiten. Neben der Kommunikation der Ziele und des Nutzens bedarf es vor allem einschlägigen Know Hows. Betroffen von diesen Know How-Anforderungen sind sowohl der Prozess der erstmaligen Einführung als auch die laufende Aufgabe der Betreuung des KI-Systems. Das Einführen und das Nutzen von KI verändern das Anforderungsprofil an den Controller als Person. Dieser Veränderung gilt es Rechnung zu tragen. Der Controller muss sich dafür rechtzeitig weiterentwickeln. Ist dies nicht möglich, so erfordert das Nutzen von KI die Beschaffung externen Know Hows im Rahmen eines gezielten Recruiting.

Künstliche Intelligenz im Controlling

Fazit

Ein Unternehmen, das KI im Controlling nutzen will, sollte sich im Vorfeld umfassend mit dem Thema auseinandersetzen. Es gilt zunächst, eine Vielzahl von Fragen zu beantworten. Erst dann sollte man zur Tat und zur Einführung schreiten. Nur wenn für alle zuvor aufgeworfenen Fragen ein eindeutiges „ja“ vorliegt, ist das Controlling des Unternehmens reif für KI.

Günther Lubos

Dr. Wieselhuber & Partner GmbH

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