Home Office

Homeoffice: Der mobile, digitale Arbeitsplatz

Homeoffice, Heimarbeit, Telearbeit oder Remote-Working – die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes hat viele Bezeichnungen. Mal wird von zu Hause gearbeitet, mal von unterwegs oder im Satellitenbüro. Bezeichnend für die Telearbeit ist die Abwesenheit von der Betriebsstätte. Seit der Corona-Pandemie 2020 ist besonders das Homeoffice der breiten Gesellschaft nicht nur ein Begriff, sondern zählt in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag.

Homeoffice (oder Heimarbeit) ist genaugenommen eine Form der Telearbeit. Diese findet immer statt, wenn sich Mitarbeiter nicht oder nur mehr teilweise an einem Arbeitsplatz im Betrieb befinden. Erste Flexibilisierungsversuche des Arbeitsplatzes wurden bereits in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts unternommen. Mit dem Aufkommen des Internets als Massenmedium, der rasanten Weiterentwicklung digitaler Technologien und dem Übergang zur Informationsgesellschaft stieg das Aufkommen digitaler Arbeitsplätze sowie die Flexibilisierung des Arbeitsortes. Telearbeit ist ein Symptom der Durchdringung digitaler Technologien in Unternehmen und Wirtschaft.

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Formen der Telearbeit

Telearbeit ist der Oberbegriff für eine Reihe an Arbeitsformen, bei denen außerhalb der eigenen Betriebsstätte gearbeitet wird. Differenziert wird bei Telearbeit nach Arbeitsort:

  • gearbeitet wird in den eigenen vier Wänden in der Form von Homeoffice (oder Heimarbeit),
  • von unterwegs (mobile Telearbeit),
  • vor Ort im Fremdunternehmen eines Kunden (On-Site-Telearbeit) oder
  • in sogenannten Telearbeitszentren und Nachbarschaftsbüros.

Neben den individuellen Telearbeitsplätzen, zu der Homeoffice, die On-Site-Telearbeit oder die mobile Arbeit von unterwegs zählen, können mehrere Telearbeitsplätze zusammen gebündelt werden. Zum Beispiel in der Form von Telearbeitszentren, die die notwendige Ausstattung und Infrastruktur für Telearbeit bereitstellen. Meist betreiben unterschiedliche Arbeitgeber solche Telearbeitszentren (oder Telezentren) in der Nähe der Wohnorte der Telearbeiter. Man teilt sich hierbei Infrastruktur und Grundausstattung. Der Vorteil: Arbeitnehmer können sich lange Arbeitswege sparen. Sie arbeiten aber trotzdem in einem Büro mit entsprechender Infrastruktur – von der stabilen Internetverbindung bis zum ergonomischen Bürostuhl – und nicht zu Hause. Ist ein Telearbeitszentrum im Besitz des Arbeitgebers, so wird es zum Satellitenbüro. Bei Nachbarschaftszentren schließen sich Telearbeiter unterschiedlicher Arbeitgeber in der Nähe des eigenen Wohnorts zusammen. Die mobile Telearbeit bezeichnet viele unterschiedliche Arbeitsorte innerhalb eines gewissen Zeitraums, darunter auch in Verkehrsmitteln, Flughäfen oder Bahnhöfen.

Heute haben sich meist Mischformen, also alternierende Telearbeit etabliert. Besonders bei informationsorientierten Berufen kann mit der richtigen Ausstattung nahtlos zwischen der Arbeit vor Ort im Betrieb, von unterwegs bzw. von zuhause abgewechselt werden.

Formen der Telearbeit

Der Zuspruch zu Homeoffice gewinnt an Bedeutung

Homeoffice bietet Vorteile für Arbeitgeber und -nehmer. Für letztere ist besonders die Flexibilität ein großes Plus. Durch Heimarbeit lassen sich Privatleben und Beruf oft besser vereinbaren. Auch für Arbeitgeber bietet die Flexibilisierung des Arbeitsortes Vorteile. Indirekt können auch Dienstreisen teilweise entbehrlich werden. Dies gilt, wenn anstelle von persönlichen Meetings vermehrt Kommunikationslösungen zum Einsatz kommen, die bei der Telearbeit erfolgreich erprobt werden. Nach einer zweijährigen Studie der Stanford University hat Homeoffice positive Auswirkungen auf die Produktivität: Mitarbeiter im Homeoffice würden konzentrierter arbeiten und sich durchschnittlich weniger oft krank melden. Zudem könnten in strukturschwachen Gebieten Remote-Worker ganze Städte und Regionen wiederbeleben und der Landflucht entgegenwirken, da sich Unternehmen meist in Städten konzentrieren.

Bisher galt Heimarbeit in vielen europäischen Betrieben als Privileg. Dementsprechend kann auch das Image von Unternehmen steigen, die ihren Mitarbeitern Telearbeitsoptionen anbieten. Die Corona-Krise im Frühjahr 2020 bewirkte schließlich eine Neubewertung der Remote-Arbeit. In Zukunft wird sich weisen, wie sehr die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes und innovative Arbeitsformen den Berufsalltag verändern und welche Arten der Arbeit sich etablieren. Jedenfalls sollten die Firmen im digitalen Zeitalter auch modernen Arbeitsformen gegenüber offen sein und mit der Zeit gehen.

Grundausstattung für Heimarbeit: Was benötigen Mitarbeiter?

Funktionierende Telearbeit erfordert

  • die geeignete IT-Infrastruktur für zu Hause und für unterwegs;
  • den Zugriff auf Daten und Anwendungen sowie
  • die Einhaltung der Informationssicherheit.

Zu jeder Grundausstattung für Mitarbeiter, die ganz oder teilweise außerhalb der Betriebsstätte tätig sind, gibt es organisatorische und technische Anforderungen. Um von überall voll einsatzfähig zu sein, müssen Basiskriterien hinsichtlich Hardware, Software und Datenübertragung erfüllt sein. Darüber hinaus muss die IT-Sicherheit gegeben sein.

Um remote arbeiten zu können – zuhause oder im mobilen Office – ist eine technische Infrastruktur und der sichere Zugang zu Unternehmensdaten und Anwendungen erforderlich. Die Minimalausstattung sieht einen (mobilen) Arbeitsrechner vor – wie Notebook, Tablet oder auch Mobiltelefon, mit dem sich Daten auch unterwegs verarbeiten lassen. Daneben muss es Mitarbeitern ermöglicht werden, jederzeit sicher und schnell auf Unternehmensdaten zuzugreifen.

telearbeit

Mittels Cloud Computing ist es mittlerweile möglich, nicht nur Informationen und Daten über die Cloud zur Verfügung zu stellen. Dies gilt vielmehr auch für IT-Infrastruktur, Programme und Services. Solche Software-as-a-Service-Modelle (SaaS) erlauben es, beispielsweise Textverarbeitungsprogramme mit unterschiedlichen Geräten und ohne Installation über den Webbrowser zu nutzen. Die Installation von Programmen wird damit obsolet. Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist allerdings ein Muss. Zudem kann man Dateien in der Cloud einfach austauschen und bearbeiten.

Daten und Anwendungen können auch am betriebseigenen Server liegen. On-Premises-Lösungen – sprich die lokale Nutzung – wiederum haben den Vorteil, dass die Kontrolle über Daten und Ressourcen behalten wird. Dafür ist die notwendige IT-Infrastruktur bereitzustellen.

Beide Modelle haben ihre Vorteile. Die Entscheidung richtet sich je nach individuellen Anforderungen, Ressourcen und der eigenen Organisationsstruktur.

Digitale Teams, virtuelle Führung und interne Kommunikation

In der Telearbeit gilt es besonders, den Kommunikationsfluss zu erhalten. Das betrifft aufgabenbezogene und informelle Kommunikation. Neben E-Mail-Programmen haben sich besonders im Homeoffice Kollaborationstools oder Groupware etabliert. Internetbasierte Chat-Dienste sind besonders für die unmittelbare Kommunikation beispielsweise bei schnellen Rückfragen bestens geeignet. Sie sind oft mit Bildtelefonie/Videokonferenzen, Screen- und Datei-Sharing und Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung ausgestattet. Derzeit populäre Kommunikationstools sind Microsoft Teams, Slack, aber auch Zoom und Skype, die einen Schwerpunkt auf Videotelefonie und -konferenzen setzen. Zusätzliche Möglichkeiten bieten Kollaborationswerkzeuge, die mit Funktionen zur Aufgabenverteilung, kollektiven Dateibearbeitung und für das Projektmanagement aufwarten. Sie unterstützen Teams bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien beim virtuellen Austausch über Videokonferenzen und Chats sowie bei der Projektarbeit. Darüber hinaus vereinfachen sie die bereichsübergreifende Kommunikation.

Virtuelle Führung wird wohl die nächste große Herausforderung sein, die wir aus der Corona-Zeit mitnehmen. Neben regelmäßigen Updates und virtuellen Meetings muss innovatives Arbeiten in Teams ermöglicht werden. Zahlreiche Anbieter haben auf die virtuelle Zusammenarbeit reagiert und erproben unterschiedliche Systeme – von Streams und Feeds, wie man sie aus den sozialen Medien kennt, über Live-Protokolle und kollaborative Mindmaps. Potenzial wird dem gemeinsamen Be- und Erarbeiten von Dokumenten in Echtzeit über Screensharing zugeschrieben – zwecks Protokollführung, Mindmapping oder Brainstorming. Immer beliebter werden Social Intranet und Digital Social Workplaces: viele App- und Weblösungen verbinden soziale Intranet-Lösungen mit Kollaborationswerkzeugen und Filesharing.

Dabei dürfen jene Mitarbeiter nicht vergessen werden, die nicht über einen ständigen digitalen Arbeitsplatz oder eine Unternehmens-Email-Adresse verfügen. Das betrifft ganze Branchen, wie zum Beispiel die Gastronomie oder den Tourismus, aber auch das Baugewerbe und viele andere Bereiche. Hier muss auf Lösungen gesetzt werden, die eine sichere, verschlüsselte Übertragung von Informationen bieten, wie Messenger-Dienste mit sicherer End-to-End-Verschlüsselung – denn allzu gerne werden informelle Chat-Programme genutzt. Auch Informations-Apps zur Erweiterung des Social Intranets können den Informationsfluss erhalten, Mitarbeiter binden und das Employer Branding stärken.

Wichtig ist schließlich die Frage der Integration: ob auf eine neue Anwendung oder Erweiterung der eigenen Umgebung gesetzt wird, ist von Fall zu Fall zu entscheiden. Bei Insellösungen sollte man mitbedenken, dass neue Systeme technische Anforderung wie Schnittstellen brauchen und zusätzliche datenschutzrechtliche Anforderungen stellen. Das Ziel sollte sein, ganzheitliche Lösungen zu schaffen.

Daten- und Informations-Sicherheit im Homeoffice

Die Einhaltung der Informationssicherheit ist eine wichtige Voraussetzung für Heimarbeit. Ein sicherer Zugriff auf Daten muss jederzeit gewährleistet sein. Unternehmen brauchen aktuelle Sicherheitskonzepte, die Remote-Mitarbeiter einbeziehen. Geräte, mit denen auf Unternehmensdaten und Ressourcen zugegriffen wird, müssen auch ein aktives Antivirenprogramm verwenden. Die verwendete Software, wie VPN-Software, Anwendungen und Antivirenprogramme, sollte durch laufende Sicherheits- und Softwareupdates aktualisiert werden. Sie sollte immer am aktuellsten Stand sein. Durch Zugriffsrechte kann man Berechtigungen und Benutzerrechte beschränken und das Risiko von unbefugtem Zugriff reduzieren.

Viele Arbeitgeber stellen die benötigten Geräte zur Verfügung. Mitarbeiter können durch Cloud und sichere VPN-Verbindungen auch von privaten PCs auf die Unternehmensinformationen zugreifen. Allerdings ergeben sich bei BYOD (Bring Your Own Device) weitere datenschutz- und sicherheitsrelevante Fragen.

Bei allen Maßnahmen, die gesetzt werden, sollte Ihre Firma nicht auf interne Schulungen vergessen. Das ist nicht nur ein wichtiger Führungsaspekt, sondern fördert den Austausch der Teamkollegen untereinander und baut Know-how auf. Zusätzlich zur Mitarbeiter-Awareness haben sich interne Hotlines als Anlaufstelle bei IT-(Sicherheits-)Fragen und Vorkommnissen bewährt.

Ökologische Bedeutung der Telearbeit und Beitrag zum Klimaschutz

Im Rahmen ihres betrieblichen Mobilitätsmanagements können Unternehmen durch die Flexibilisierung des Arbeitsortes nachhaltige Mobilitätsangebote strategisch forcieren. Durch eine Ausweitung der Heim- und Telearbeit wird sogar weniger Mobilität erforderlich sein als bislang. Dadurch sinkt das Verkehrsaufkommen sowie der Treibstoffverbrauch, was im Interesse des Klimaschutzes ist. Dies gilt etwa in Bezug auf Kundentermine, Geschäftsreisen, das Pendeln zwischen Wohnort und Firmensitz, externe Trainings und Schulungen, die Virtualisierung von Teams und die Teamführung. Durch die Corona-Pandemie haben viele Unternehmen etwa gelernt, dass manche Geschäftsreisen entbehrlich sind. Schließlich kann man viele Besprechungen genauso gut über Microsoft Teams und andere Tools abhalten. Somit gehen wir davon aus, dass viele Firmen auch nach COVID-19 nicht mehr so viele Dienstreisen veranstalten werden, wie bislang. Somit können sich Unternehmen durch Heim- und Telearbeit auch als umweltbewusste Arbeitgeber positionieren und zusätzlich eine Kostenreduktion realisieren. Darüber hinaus profitiert die überregionale Zusammenarbeit vom Einsatz digitaler Technologien.

Zudem können strukturschwache Regionen von Homeoffice und Telearbeitszentren profitieren, die die notwendige Infrastruktur bereitstellen und Regionen wiederbeleben. Desksharing-Modelle ermöglichen eine effizientere Nutzung der Bürofläche und von Ressourcen wie technischer Ausstattung und Infrastruktur. Außerdem können Nachbarschaften die Möglichkeit nutzen, gemeinsam Büroflächen anzumieten und zu teilen.

Heimarbeit – Arbeitsform der Zukunft?

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass Homeoffice-Modelle bei Unternehmen und Mitarbeitern immer beliebter werden. Besonders die alternierende Teleheimarbeit, bei der etwa an zwei oder drei Tagen zuhause und die restliche Zeit vor Ort gearbeitet wird, können sich viele Arbeitgeber und -nehmer gut vorstellen. Ein Beispiel hierfür ist Siemens. Der Konzern machte vor kurzem bekannt, auch nach der Corona-Krise weiterhin auf mobile Arbeit zu setzen. Schließlich haben die vergangenen Monate gezeigt, wie produktiv im Homeoffice gearbeitet wurde. Künftig will Siemens weltweit mehr als die Hälfte der Belegschaft teilweise von zuhause arbeiten lassen.

Telearbeitsmodelle und digitale Arbeitsplätzte haben in Zukunft einen festen Platz im Unternehmensalltag – nicht nur in der Krise. Deshalb sollten diese Modelle in der Organisationsentwicklung und in die strategische Ausrichtung miteinbezogen. Man sollte sie als effiziente und zukunftsorientierte Arbeitsmodelle begreifen, die neben Produktivitätssteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit auch einen ökologischen Beitrag leisten können. Dabei ist stets an die praktische Umsetzung also auch an die Mitarbeiter zu denken. Diese brauchen die notwendige Infrastruktur, Geräte und Software sowie Zugang zu Unternehmensdaten. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass sie in Sachen virtuelle Zusammenarbeit und Teamführung sowie Informationssicherheit gut geschult sein müssen. Unternehmen brauchen daher ganzheitliche Telearbeitskonzepte, damit die Telearbeit ein integrativer Bestandteil einer zukunftsorientierten Organisationskultur wird.

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